Kako zamenjati upravnika in kako pri tem narediti čim manj napak

Etažni lastniki se morate trdno odločiti, da imate sedanjega upravnika dovolj. Ker je neodziven, ne sodeluje z vami, na zbore etažnih lastnikov prihaja nepripravljen, ne izvaja tistega, kar ste na zborih sprejeli s sklepi, ne daje pojasnil v zvezi z upravljanjem in obračunavanjem stroškov, ko ga na sestankih ali zborih kaj sprašujete, vam ne zna odgovoriti itd., skratka, od njega ni preprosto nič razen rednega pošiljanja položnic.

Čas je torej za zamenjavo.

Za zamenjavo upravnika potrebujete malo nad 50 % soglasij po deležih etažne lastnine. Zamenjave se lotite po pameti. Ne delajte napak, ki so jih storili mnogi pred vami. Ne potrebujete 100 in 1 ponudbe ponudnikov. Niti treh ne potrebujete. Takšno zbiranje ponudb nima nobenega smisla, kajti razen postavljenih cen so v glavnih elementih vse enake.

Najprej kot Nadzorni odbor ali Iniciativni odbor za zamenjavo upravnika naredite domačo nalogo.

Sprašujte prijatelje, sodelavce, kolege. Iščite, deskajte po spletu, spremljajte forume. In nato izberite dva izvajalca, o katerih ste slišali največ takšnih stvari, ki jih od upravnika pričakujete. Od teh dveh izberite enega in ga povabite na razgovor. Zagotoviti vam mora, da bo za vas naredil vsaj to, kar sem opisal zgoraj, kjer govorim o dobrih in poštenih upravnikih.

Od njega kategorično zahtevajte, da se člen o prepovedi kakršnih koli postranskih zaslužkov iz naslova upravljanja vašega objekta vnese tudi v pogodbo o upravljanju.

V pogodbo zapišite tudi določilo, da vam mora v roku 7 dni od  vaše zahteve omogočiti pregled svojega finančnega poslovanja, povezanega z vašim objektom, in omogočiti sledljivost denarnih tokov vašega denarja – od vas k upravniku in od upravnika k izvajalcu ali dobavitelju in obratno.

Tako ta člen kakor tudi člen o prepovedi odkupa terjatev vaših dobaviteljev in izvajalcev naj bo v pogodbi z opombo, da kršitev ene ali druge zahteve predstavlja težjo kršitev pogodbe o upravljanju, ki zaradi takšne kršitve preneha takoj.

Tisti, ki imate upravnike, s katerimi ste zadovoljni, pa jim predlagajte, da bi obe določili v vašo obstoječo pogodbo o upravljanju vnesli v obliki aneksa.

Ko boste »prišli skupaj«, je na vrsti naslednji podvig.

Če imate v objektu razumne sosede, skličite zbor etažnih lastnikov, na katerem boste sprejeli sklep o odpovedi upravniške pogodbe sedanjemu upravniku in hkrati z več kot 50-odstotnim soglasjem po deležih etažne lastnine podpisali pogodbo z novim upravnikom.

V hišah, kjer se ljudje poznajo in se zavedajo svojih dolžnosti v zvezi z objektom, stvari potekajo na opisan način brez težav.

V večjih hišah, kjer so etažni lastniki sicer naklonjeni spremembam, a neradi hodijo na sestanke, pa se morate stvari lotiti malo drugače.

Na novo izbrani upravnik vam bo pripravil vse potrebno za predložitev odpovedi staremu upravniku in imenovanje novega upravnika ter podpis pogodbe z njim. Zbrati boste morali le zadostno število podpisov.

Skozi celoten postopek odpovedi naj vas torej vodi novi upravnik; poslušajte ga in ne počnite ničesar na svojo roko.

Postopek odpovedi staremu upravniku je pri normalnih upravnikih rutinska zadeva. Težave nastopijo, če imate opravka s tipičnim »industrijskim« upravnikom.  Stvari, ki jih bo ta počel po prejemu odpovedi, utegnejo biti po vseh pravilih normalnega obnašanja naravnost presenetljive. In na to morate biti pripravljeni.

Sprva na odpoved sploh ne bo odreagiral. Po kakem mesecu ali prej bo poskušal sklicati zbor etažnih lastnikov, na katerega bo prišla usmiljenja vredna ekipa, ki vas bo moledovala za podaljšanje pogodbe. Ta skupinica »pajacev« vam bo obljubljala, da se bodo kot upravnik silno poboljšali in vam pri tem natrosila  cel kup polresnic in neumnosti, hkrati pa trkala na vašo vest in poštenje češ,  toliko let smo bili skupaj …

Toda vi jih vendar že poznate. Naženite jih skozi vrata, še preden dobro vstopijo.

Želim vas posvariti in vam povedati, da bo »industrijski upravnik«, ko ga boste odtrgali od objekta, ki ga je leta in leta izčrpaval prek provizij za (včasih tudi) slabo opravljena dela, poskušal narediti vse, da mu vir dotoka denarja,  za katerega sploh nikoli niste vedeli, da ga z njim napajate, ne bi usahnil. Pri tem je najbolj zanimivo to, da če bi vsa ta leta, ko je »industrijski upravnik« na tak ali drugačen način izčrpaval vaš objekt, z njim vsaj za silo ustrezno upravljal, vi na zamenjavo niti pomislili ne bi.

In že smo pri zadnji zelo pomembni zahtevi, ki jo boste postavili vašemu novemu upravniku. S pogodbenim določilom se mora zavezati, da bo v finančno poročilo, ki vam ga mora predložiti enkrat letno, v posebno rubriko vnesel tudi vse zaslužke, ki jih je v preteklem letu imel z vašim objektom. Se pravi, da vam mora v poročilu navesti vsak evro, ki ga je od kogar koli prejel v zvezi z vašim objektom. V to kategorijo sodijo predvsem odkup terjatev od dobaviteljev in izvajalcev, ki so za vas opravili kako delo ali dobavili dobrine. Za preverjanje točnosti teh navedb vam mora omogočiti kontrolni vpogled v svoje finančno poslovanje najmanj enkrat mesečno.

In s tem ne mislim, da bi to ob prijateljskih kavicah pregledoval kak povprečen revizor; ti večinoma nimajo pojma, kje in na kak način iskati. Nasprotno pa bo dobra računovodkinja, ki se vsaj malo spozna na sledenje denarnih tokov, še tako »skrite« transakcije v smislu »posnemanja smetane« na vaš račun našla precej hitro.

Dejstvo je, da se upravnik ne bi mogel postransko finančno »napajati« iz vašega objekta, če ga ne bi upravljal. In šele takrat, ko boste imeli na razpolago vse podatke o dodatnih zaslužkih upravnika, boste lahko izračunali, koliko vas v resnici stane njegovo upravljanje z vašim objektom. In ta znesek bo, vsaj pri »industrijskih« upravnikih, precej višji od tistega, ki vam ga prikazuje na položnicah. In če so ti zneski zelo visoki lahko pričnete razmišljati tudi o samoupravi vašega objekta na način, da se registrirate kot Skupnost etažnih lastnikov. A to je že druga zgodba, za katero potrebujete močno in delovno ekipo prostovoljcev, med katerimi bo nujno tudi računovodja.

Tako. Predelali smo dve osnovni lekciji za ravnanje pri izbiri upravnika. Če bi jih želel povzeti na kratko, bi lahko rekel: Vaš novi operativni upravnik naj bo pošten in pripravljen na sodelovanje. Kljub temu pa mu z določili pogodbe o upravljanju vseeno preventivno onemogočite možnost »okoriščanja« na vaš račun. Za svoje delo naj bo plačan s ceno, ki ste jo določili s pogodbo. Pika.

Izbrali ste torej novega upravnika. Dajte mu malo časa, da se uvede, spozna objekt in vaše sosede. Z njim naredite okvirni načrt dela in vzdrževanja objekta … spijte skupaj nekaj kav. Zavedajte se, da vaš upravnik ne upravlja samo z vašim objektom. In zavedajte se, da je včasih, ko ga pokličete ob osmih zvečer, lahko tudi že malo utrujen. Predvsem pa se zavedajte, da ni kriv za napake in grehe svojega predhodnika. In da napak, ki jih je zagrešil prejšnji »industrijski upravnik«, in njihovih posledic ne bo mogel odpraviti v samo pol leta. Še v enem letu verjetno ne. Sodelujte z njim in mu na začetku pomagajte po svojih najboljših močeh. Verjemite, da je novi upravnik profesionalec, vi pa ste glede upravljanja objektov  – ne glede kaj ste po poklicu – amaterji. Zato zaupajte njegovi presoji in podprite njegove predloge. In če se čez šest mesecev izkaže, da ni tisto, kar vam je obljubljal in zatrjeval, ga zamenjajte. Postopek je enostaven in ga zdaj že poznate in obvladate.

Gorazd Makarovič
Mag dom